Weißt Du eigentlich, wie oft Du kleine Copy & Paste-Aufgaben täglich wiederholst? Hast Du Dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Du für diese Mini-Aufgaben jeden Tag benötigst? Wäre es nicht schön, wenn Du daran nicht mehr denken müsstest.
Ja, es mag bestimmt große Systeme geben, die das alles abdecken. Aber ehrlich: Die sind wahnsinnig teuer und oft auch viel zu komplex für Dich und mich als Soloselbstständige bzw. kleine Unternehmer.
Da wir aber alle nur zwei Hände und 24 Stunden pro Tag zur Verfügung haben, habe ich lange überlegt, wie ich diese Mini-Aufgaben loswerden könnte - und ich bin noch dabei, immer mehr kleine Schritte zu finden, die sich dafür eignen. Und inzwischen spare ich dadurch richtig viel Zeit!
Natürlich könnte ich diese Mini-Aufgaben nun auch von meiner Assistentin erledigen lassen. Aber: Sie ist so gut, da muss sie sich nicht mit diesen Mini-Aufgaben beschäftigen. Ihre Zeit lässt sich viel sinnvoller einsetzen.
In diesem Artikel zeige ich Dir anhand von zwei Beispielen, die sich leicht umsetzen lassen, wie und womit ich das gemacht habe.
Vorteile von einfachen Automatisierungen
Aber warum solltest Du nun solch kleine Copy & Paste-Aufgaben automatisieren? Schließlich hast Du das schon immer so gemacht und das nimmt doch alles gar nicht viel Zeit in Anspruch! Also, warum sich die Arbeit machen und Prozesse protokollieren und Automationen programmieren?
Diese Mini-Aufgaben nehmen oft (auch, wenn es Dir gar nicht so auffällt) enorme Zeit in Anspruch. Das Setzen eines Labels in GMail mag nur ein bis zwei Sekunden dauern. Aber überlege mal, wie oft Du das tagtäglich machst!
Händisches Abtippen, aber auch Copy & Paste sind oft Fehlerquelle Nr. 1! Einmal nicht aufgepasst und schon ist es passiert. Einfach ärgerlich, wenn es auch einfacher ginge.
Du kannst nichts mehr vergessen, denn diese kleinen Aufgaben erledigen sich ganz von alleine. Und zwar ohne, Deine To-do-Liste zu fülllen.
Aus meiner Erfahrung kann ich dir sagen, dass es sich genau bei diesen kleinen und oft auch langweiligen Routineaufgaben lohnt, mit Automationen zu beginnen.
Zwei kleine Beispiele aus meinem Arbeitsalltag
Nun möchte ich Dir anhand von zwei kleinen Beispielen einmal aufzeigen, welche Automationen Du sehr einfach aufsetzen kannst und die ich selbst nutze. Ich arbeite dazu mit der No-Code-Software Make*. Denn mir war aus Datenschutzgründen wichtig, mit einem europäischen Tool zu arbeiten, das nicht extrem teuer ist (denn damit wäre alle Einsparung dahin) und trotzdem wahnsinnig viel kann. Aber sieh selbst:
Weiterleiten von Eingangsrechnungen in die Dokumentenablage
Ich erhalte meine Eingangsrechnungen per Mail. Die meisten dieser Eingangsrechnungen werden an eine separate E-Mail-Adresse gesendet (rechnung@...). Allerdings ist dies ja nach wie vor bei vielen Anbietern nicht möglich, weswegen diese Mails dann wiederum in meinem normalen Posteingang haben.
Es gibt natürlich viele Tools, die Eingangsrechnungen aus Portalen abholen und direkt an die Buchhaltung weiterleiten. Ich habe mich allerdings dagegen entschieden, weil ich durchaus möchte, dass Eingangsrechnungen erstmal "auf meinem Tisch landen". Aber nach der ersten Sichtung, ob alles passt, sollen sie da nicht bleiben.
Deshalb zeige ich Dir nun meine allererste Automation, die ich mit Make* gebaut habe. Und allein diese kleine Mini-Automation hat mir von Anfang an viel Zeit erspart! Aber sieh selbst:
Um die Automation zum Laufen zu bekommen, benötigst Du einen Trigger. In diesem Fall überwacht die Automation einen bestimmten Ordner (= Label in GMail / Google Workspace) nach neuen E-Mails.
Wenn also eine neue Rechnung bei mir ankommt, sehe ich mir einmal kurz an, ob alles passt und verschiebe sie dann in den Ordner "Eingangsrechnungen". Dies erfolgt ganz bewusst "per Hand".
Aber nun beginnt der "Zauber". Denn anstatt - wie früher" das enthaltene PDF herunterzuladen, zu speichern und bei meiner Dokumentenablage (ich arbeite mit fileee) wieder hochzuladen, leitet Make die Mail direkt an die dort vorgesehene E-Mail-Adresse weiter und vergibt anschließend noch ein weiteres Label "Dokumentenablage fileee", so dass ich auch genau weiß und nachsehen kann, ob diese Mail dort hochgeladen wurde.
Hier könnte man noch ewig "weiterspielen". Aber alleine dieser kleine Arbeitsschritt erleichtert mir die GOBD-konforme Archivierung meiner Dokumente enorm!
Automatisches Vergeben von Labeln verschickter E-Mails
Für diese Automation möchte ich Dich einmal in meinen Arbeitsalltag mitnehmen: Als Online-Bürodienstleisterin versende ich im Namen meiner Kunden - aber unter einer speziellen E-Mail-Adresse, die unter meiner Domain läuft - E-Mails an Seminarteilnehmer. Um diese leichter wiederzufinden bzw. den Versand zu überprüfen (kurzum: für mehr Übersichtlichkeit), erhalten diese E-Mails alle ein bestimmtes Label. Früher habe ich also für jede in diesem Fall verschickte Mail vor dem Absenden noch kurz ein Label vergeben. Ein Aufwand von nur wenigen Sekunden pro Mail.
Wenn ich nun aber mehrere Mails am Tag, sagen wir 40 oder 50 Mails in diesem Kontext verschicke, dann sieht das schon wieder anders aus!
Diese Automation schaut jetzt schon ziemlich "wild" aus. Aber sie überprüft für mich jede von dieser speziellen E-Mail-Adresse verschickte E-Mail nach bestimmten Stichwörtern im Betreff und ordnet sie dann direkt den richtigen Labels zu.
Und ja, das Einrichten hat in diesem Fall ein halbes Stündchen gedauert. Aber ich muss jetzt bei keiner einzigen von diesem E-Mails mehr daran denken, sie richtig zuzuordnen.
Die Möglichkeiten sind schier unendlich!
Anhang dieser zwei kleinen Beispiele hast Du nun gesehen, mit welchen Mini-Automationen ich tagtäglich arbeite und so meine To-do-Liste verschlanke.
Die Möglichkeiten dabei sind schier unendlich. Du kannst Dir ein Google-Dokument erstellen lassen, neue Ordner in Google Drive anlegen, Kontaktdaten synchronisieren, ... Aber ich empfehle Dir, erstmal klein anzufangen!
Ich arbeite gerne mit Mini-Automationen, die mir im Hintergrund viele kleine Routinearbeiten abnehmen und meine To-do-Liste verschlanken. Aber: Ich würde nie den persönlichen Kundenkontakt mit meinen 1:1-Kunden durch eine Automation ersetzen lassen (Terminvereinbarungen oder automatische Bestell-/Auftragsbestätigungen einmal ausgenommen).
Neben den beschriebenen (und mehr) Automationen, die ich mit Make* eingerichtet habe, nutze ich auch die Automatisierungsmöglichkeiten, die mein Aufgabenmanagement-Tool MeisterTask*) mir bietet. Denn ich empfinde es auch als eine große Erleichterung, wenn Aufgaben, die eine bestimmte Phase erreicht haben, beispielsweise automatisch meiner Assistentin zugewiesen werden oder automatisch die richtige Checkliste erscheint.
P.S.: Wenn Du Dich für MeisterTask* entscheidest, erhältst Du mit dem Rabatt-Code LANKES10 einen Preisnachlass von 10 % auf Deine erste Rechnung!
Deine ersten Schritte
Bevor Du nun aber damit startest, wie wild Mini-Automationen einzurichten, sollest Du folgende Schritte beherzigen:
Prüfe Deine Prozesse. Was könnte ausgelagert werden, welche Mini-Aufgaben wiederholst Du sehr oft? Welche Mini-Aufgaben kosten Dich in Summe sehr viel Zeit?
Ja, ich wiederhole dies sehr oft. Aber: Dokumentiere Deine Prozesse und Workflows. Nur dann kannst Du sinnvoll entscheiden, an welcher Stelle welche Automation Sinn ergibt und wo nicht.
Informiere Ich vorab über Anbieter. Was brauchst Du? Wo liegen die Server? Welche Kosten kommen auf Dich zu? Wie intiutiv ist das Programm gestaltet? Welche Anbindungen sind möglich?
Starte nicht mit allem auf einmal. Versuche es erst einmal mit einem sehr kleinen, sehr übersichtlichen Prozess, der aus zwei, maximal drei Schritten besteht.
Nun bin ich schon sehr gespannt, für welches Tool Du Dich entschieden hast. Hast Du bereits Automationen eingerichtet oder fühlst Du Dich erschlagen von der Fülle an Möglichkeiten, die Dir dieses Thema eröffnet? Ich freue mich, von Dir zu hören!
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