Der Schreibtisch quillt über, die To-Do-Liste wird immer länger und im E-Mail-Postfach herrscht das reinste Chaos?
Als virtuelle Office Managerin kenne ich diese Situation nur zu gut. Denn viele Selbstständige jonglieren mit so vielen Aufgaben, dass sie schnell den Überblick verlieren. Aber ich verrate dir ein Geheimnis: Es gibt einen Weg aus dem Chaos! Und der heißt in meinem Fall MeisterTask.
MeisterTask ist mein persönlicher Überlebens-Helfer im Büroalltag
Ich bin ja schon ein "alter Hase" im digitalen Büro und habe in den letzten 16 Jahren so einiges gesehen, aber auch an Tools und Programmen ausprobiert. MeisterTask hat dann meinen Arbeitsalltag wirklich nachhaltig verbessert. Es ist nicht einfach nur ein weiteres Aufgabenmanagement-Tool, sondern so viel mehr. Denn es bietet auch eine MindMap- und Notizen-Funktion und ist nebenbei auch noch DSGVO-konform (da es ein österreichisches bzw. deutsches Tool ist). Klingt das gut? Ist es auch! Deshalb hier etwas Werbung aus Überzeugung! Am Ende dieses Artikels findest du übrigens auch einen Rabatt-Code!
3 Gründe, warum ich MeisterTask nutze
Der erste Grund, MeisterTask zu testen war damals, dass es sich um ein in Deutschland gehostetes, DSGVO-konformes Aufgabenmanagement-Tool handelt. Aber das ist nur einer der vielen Gründe, warum ich MeisterTask nicht nur nutze, sondern auch gerne weiterempfehle:
Visuelle Klarheit:
In MeisterTask kannst du deine Aufgaben in übersichtlichen Kanban-Boards organisieren. Dabei ist das Programm aber nie überladen oder unübersichtlich, wie einige andere Tools, die ich in der Vergangenheit schon ausprobiert habe.
Seit Kurzem gibt es auch eine Listenansicht, die ich für manche Boards sehr gerne nutze.
In beiden Ansichten siehst du auf einen Blick, was zu tun ist, wer wofür zuständig ist und wo es gerade hakt. Ich liebe es, mit Farben und Tags (Labels) zu arbeiten, um Prioritäten zu setzen und verschiedene Projekte zu kennzeichnen. So behalte ich immer den Überblick über den Bearbeitungsstand der verschiedenen Aufgaben und Aufträge.
Automatisierung:
Das ist mein absoluter Lieblingsaspekt! Wie oft machst Du Dinge im Büro, die sich ständig wiederholen? MeisterTask kann viele kleine Aufgaben automatisieren: Tags vergeben, Checklisten einfügen, Benachrichtigungen zufügen, Fälligkeitsdaten ändern, Aufgaben verschieben, und vieles mehr.
Du definierst einfach einmal den Workflow und das Tool erledigt den Rest. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler! Ein Aspekt, der leider oft vergessen wird!
Flexibilität und Teamwork:
MeisterTask ist cloudbasiert, das heißt, du kannst von überall darauf zugreifen – ob vom Laptop, Tablet oder Smartphone. Außerdem kannst du, wenn du möchtest, MeisterTask mit anderen Tools verbinden, die du vielleicht schon nutzt, wie zum Beispiel deinem Kalender. Wenn du zusätzlich noch iPaas-Tools (zum Beispiel Make, Zapier) nutzt, dann geht sogar noch mehr! Aber auch, wenn du alleine arbeitest, hilft dir MeisterTask, strukturiert zu bleiben und deine Ziele zu erreichen.
So kannst Du MeisterTask optimal nutzen:
1. Struktur schaffen
Projekte definieren:
Überlege dir zuerst, welche deine Hauptprojekte sind. Das können zum Beispiel "Kundenakquise", "Marketing" oder "Produktentwicklung" sein.
Boards erstellen:
Nun überlegst du dir, für welches dieser Projekte du ein eigenes Board benötigst und wo es Sinn macht, diese Aufgaben in einem einzigen Board zu sammeln. Für jedes dieser Projekte bzw. der Aufgabenkategorien legst du ein eigenes Board an. Stell dir das wie eine Pinnwand vor, auf der du alle Aufgaben und Informationen zu diesem Projekt sammelst.
Aufgaben gliedern:
Große Aufgaben lassen sich leichter bewältigen, wenn du sie in kleinere Unteraufgaben aufteilst. So hast du schneller Erfolgserlebnisse und behältst die Motivation. Im Business-Plan kannst du hierzu die Funktion der Unteraufgaben nutzen. Ich persönlich bin hiervon allerdings kein wirklicher Freund und arbeite lieber mit verschiedenen Checklisten innerhalb einer Aufgabe bzw. Karte.
Farben und Tags nutzen:
Wie schon erwähnt, helfen Farben und Tags dabei, Aufgaben zu priorisieren und zu kategorisieren. Du könntest zum Beispiel dringende Aufgaben mit einem roten Tag bzw. Label markieren.
2. Automatisierung nutzen - Dein persönlicher Zeitspar-Turbo
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren:
Welche deiner Aufgaben fallen regelmäßig an? Das können zum Beispiel wöchentliche Newsletter, monatliche Reportings oder die Erinnerung an Geburtstage oder die Buchhaltung sein. Mit der Funktion der wiederholenden Aufgaben unterstützt dich die Software dabei und legt diese Aufgaben in den von dir vorgegebenen Abständen neu an. Genauso, wie du sie benötigst.
Durch das Automatisieren von wiederkehrenden Aufgaben und Checklisten sparst du nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch Fehler!
Regeln festlegen:
Du kannst verschiedene Dinge festlegen, die automatisch passieren. So kannst du zum Beispiel den Status oder das Fälligkeitsdatum ändern, sobald eine Aufgabe eine bestimmte Spalte erreicht du aber zum Beispiel eine Automation erstellen, die automatisch eine E-Mail an einen Kunden oder ein Teammitglied sendet, sobald ein Projekt bzw. eine Aufgabe abgeschlossen ist.
Vorlagen erstellen:
Für wiederkehrende Projekte oder Aufgaben erstellst du am besten Vorlagen. Das können entweder komplett vordefinierte Aufgaben sein (mit Texten, Checklisten usw.), oder aber einfach Checklisten, die automatisch geladen werden, sobald die Aufgabe in eine bestimmte Spalte des Boards verschoben wird. So sparst Du Zeit und musst nicht jedes Mal von vorne anfangen. Wenn du zum Beispiel regelmäßig Angebote erstellst, kannst du eine Vorlage mit allen wichtigen Informationen anlegen und diese dann einfach für jeden neuen Kunden anpassen.
3. Kommunikation und Zusammenarbeit
Zentrale Kommunikation:
In MeisterTask kannst du direkt in den Aufgaben kommunizieren. Eine Funktion, die ich sehr gerne nutze und liebe! Damit sind alle Informationen, die für die Aufgabe benötigt werden, an einem Ort und du musst nicht lange in E-Mails suchen. Das ist besonders praktisch und auch wichtig, wenn du im Team oder im Board mit deinen Kunden zusammenarbeitest. Aber auch für dich alleine kann es hilfreich sein, alle Notizen und Kommentare zu einer Aufgabe an einem Ort zu haben.
Aufgaben delegieren:
Wenn Du Mitarbeiter hast, kannst du Aufgaben einfach delegieren und den Fortschritt verfolgen. MeisterTask zeigt dir, wer gerade woran arbeitet und wann die Aufgaben erledigt sein sollen.
Feedback einholen:
Nutze doch die Kommentarfunktion, um Feedback zu Aufgaben einzuholen oder Fragen zu stellen. So kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse vermieden werden.
MeisterTask in der Praxis:
Social Media Management:
Ich nutze MeisterTask für mein SocialMedia-Management, sowohl zur Planung, als auch als Archiv.
Meine Social Media-Planung in MeisterTask Idee: Erstelle eine Vorlage für Deine Social Media Posts und automatisiere die Zuweisung von Aufgaben an Dein Team. Du könntest zum Beispiel jeden Montag eine Aufgabe erstellen, die Dein Team daran erinnert, die Posts für die kommende Woche zu planen.
Kunden-Onboarding:
Ich bilde meine komplette Kundenreise von der Anfrage, die Angebotserstellung bis hin zur Vertragsunterzeichnung und der Freigabe des Kundenportals in MeisterTask ab. So habe ich alle meine Aufgaben - auch in Punkte Kundenakquise und Onboarding an einem Ort. (Mit Make habe ich dann noch einige Schritte automatisiert. Aber den Überblick über den jeweiligen Stand der Dinge habe ich immer über MeisterTask.)
Idee: Definiere einen Workflow für das Onboarding neuer Kunden und automatisiere Schritte wie das Versenden von Willkommens-E-Mails oder das Anlegen von Kundenaccounts. So sorgst Du dafür, dass jeder neue Kunde einen reibungslosen Start hat.
Rechnungsstellung:
Automatisierte doch den Prozess der Rechnungsstellung, indem du erledigte Aufgaben in der Spalte sammelst und am Ende des Monats deine Rechnungen für die aufgelaufenen Aufträge erstellst.
Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass du keine Rechnungen vergisst.
Durch den immer gleichen, standardisierten Ablauf deiner Auftragsbearbeitung erhöhst du die Qualität deiner Arbeit und so auch die Zufriedenheit deiner Kunden!
MeisterTask ist auch für Einzelkämpfer ein Gewinn!
Auch wenn du alleine arbeitest, kann MeisterTask dir helfen, produktiver und organisierter zu sein. Ich habe es auch schon genutzt, bevor ich meine Assistentin Ramona eingestellt hatte genutzt, um
meine Aufgaben zu strukturieren und den Überblick zu behalten,
meine Zeit effektiv zu planen und Deadlines einzuhalten,
den jeweiligen Bearbeitungsstand von Aufgaben zu dokumentieren und
meine Social Media-Beiträge zu planen.
Mein Fazit: MeisterTask ist mein Must-have!
MeisterTask ist meiner Meinung nach ein wunderbares Tool für alle, die ihre Workflows optimieren und effizienter arbeiten möchten. Egal, ob du ein Team hast, mit Freelancern oder alleine arbeitest – mit MeisterTask kannst Du Deine Produktivität steigern und mehr Zeit für die Dinge gewinnen, die wirklich zählen. Probiere es einfach mal aus, Du wirst begeistert sein!
P.S.: Wenn Du bei der Buchung von MeisterTask den Rabatt-Code LANKES10 verwendest, erhältst Du einen Preisnachlass von 10 % auf deine erste Rechnung! Das ist doch mal ein Angebot, oder?!
Neugierig geworden?
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du MeisterTask in deinem Unternehmen einsetzen kannst, bucht doch einfach eine persönliche Office-Sprechstunde bei mir. Gemeinsam finden wir heraus, wie du deine Workflows optimieren und MeisterTask in Verbindung mit MeisterNote optimal für deine Bedürfnisse nutzen kannst.
Ich freue mich schon jetzt, von dir zu hören!
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