Mal ehrlich? Hast du bereits ein einfaches und sinnvolles System, um endlich deine digitale Ablage in den Griff zu bekommen? Von der chaotischen Ablage bis hin zur exakten Ablage in hunderten von Ordnern ist alles möglich. Doch
Eine gute Ordnerstruktur hilft dabei auch, dass wichtige Informationen nicht in der Masse der Dokumente und Dateien untergehen.
Gute Erfahrungen habe ich mit dem 7-Ordner-System gemacht. Aber was ist das eigentlich? Und wie kannst du auf ein Ordnungssystem, wie beispielsweise das 7-Ordner-System sinnvoll umstellen?
Das 7-Ordner-System
Wenn du deine Dateiablage einfach und übersichtlich neu strukturieren möchtest, eignet sich das 7-Ordner-System. Ein Mensch kann sich nämlich nur 7 ± 2 Informationen (Millersche Zahl) im Kurzzeitgedächtnis merken. Bei der 7-Ordner-Methode wird genau darauf eingegangen.
Hier legst du 7 Ordner fest, pro Ordner 7 Unterordner (= 49 Ordner) und in jedem dieser Unterordner noch einmal max. 7 Unterordner (max. 343 Ordner).
Dieses System ist übersichtlich, einfach zu verstehen und du erreichst jedes Dokument mit nur drei Klicks. In Einzelfällen kann es natürlich sinnvoll sein, von den 7 Ordnern abzuweichen. Allerdings sollte dies nicht zur Regel werden.
Beispiel für die Hauptordner im 7-Ordner-System:
Grundlagen
Buchhaltung
Kunden
Personal
Marketing
Weiterbildung
Standard Operating Procedures
Vorarbeit zur Einführung einer neuen digitalen Ablagestruktur
Auch wenn du nur alleine im Homeoffice arbeitest: Lege Ablagespielregeln fest. Denn damit kannst du in kurzer Zeit langfristige Verbesserungen erreichen!
Zuerst einmal solltest du deine neue Ordnerstruktur also auf dem Reisbrett entwerfen. Hast du Mitarbeiter? Dann nimm sie mit ins Boot. Denn schließlich sollen auch sie mit dem neuen System arbeiten. So entsteht ein logisches und für alle nachvollziehbares System, das von allen umgesetzt werden kann.
Verschaffe dir einen genauen Überblick über dein aktuelles Ablagesystem
Tja, leider gibt es keine Aussage über eine Ordnerstruktur, die für jedermann allgemein gültig ist oder sich als sinnvoll erweist. Die Dateiablage muss für die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen – und nicht für ein Unternehmen einer anderen Branche, mit anderen Aufträgen usw.
Mach deshalb zuerst einmal eine Bestandsaufnahme.
Welche übergreifenden Themen gibt es? Welche Dateien gibt es überhaupt? Verträge, Rechnungen, Angebote, Entwürfe, Präsentationen, …
Wer muss auf diese Dateien zugreifen?
Finde sinnvolle Gruppierungen
Anschließend solltest du nun überlegen, nach welchen Regeln die unterschiedlichen Dokumente geordnet werden sollen. Oft ist es sinnvoll, einzelne Dokumentenarten, wie z.B. Rechnungen, zu bündeln, statt sie pro Kunde abzuspeichern.
Hier gibt es weder richtig, noch falsch. Es muss zu dir passen! Zu niemand anderem!
Entwickle eine sinnvolle Ablagestruktur
Um dich nicht zu verzetteln bzw. den Überblick zu verlieren, entwirf nun deine Ablagestruktur in der Art einer Mind-Map. Hier kannst du den Namen des Unternehmens in die Mitte eines Blattes schreiben. Ordne nun die max. 7 Hauptordner (z.B. Personal, Buchhaltung, Kunden) mit den Hauptthemen um diesen Kreis herum an.
Von jedem Hauptordner aus zweigen nun max. 7 Unterordner ab (z.B. Kunde A, Kunde B). Ggf. solltest du noch eine weitere Ebene mit Unterordnern einfügen.
Mehr als drei Ordnerebenen sollten es nicht sein, denn du solltest jedes Dokument mit max. drei Klicks finden können.
Selbstverständlich kannst du auch mehr Ordner pro Ebene anlegen, kein Problem. Allerdings solltest du hier immer bedenken, dass unser Gehirn von zu vielen Informationen überfordert ist. Und wir wollen es ja einfach halten!
Beginne mit der Umsetzung und erstelle Deine neue Ordnerstruktur
Nun geht es ans Eingemachte: Die Umsetzung. Übertrage also die entsprechende Skizze auf deinen Computer bzw. in deine Cloud. Erstelle zunächst die Hauptordner, anschließend die jeweiligen Unterordner.
Achte auf eine klare und einfache Benennung der Ordner, die jeder sofort nachvollziehen kann.
Benenne deine Ordner zusätzlich mit Zahlen (01 bis max. 10). Die Zahlen helfen dabei, dass du die bestehende Ordnerstruktur beibehältst und dienen dazu, ein "optisches Hindernis" dafür zu sein, dass jemand einfach mal einen neuen Ordner "dazwischen quetscht".
Achte auf klare Dateinamen!
Achte darauf, klare Dateinamen zu verwenden. Lass deine Dateien „sprechen“. Und vermeide Abkürzungen. Diese mögen für dich verständlich sein. Eine andere Person steht bei mancher „Abkürzungs-Kreativität“ evtl. vor einem Rätsel!
Es ist sinnvoll, die Dateien mit einem Datum zu benennen. Achte hier darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann hast du automatisch eine Sortierung nach Aktualität.
Dies kann beispielsweise so aussehen:
JJJJ-MM-TT_Betreff2023-04-18_Angebot_Website
Du benötigst Dateien immer wieder, wie z.B. AGB oder ähnliche Dokumente. Dann empfehle ich dir, mit Verknüpfungen zu arbeiten. Dies hat gleich mehrere Vorteile: Du benötigst deutlich weniger Speicherplatz. Du hast stets die aktuelle Dateiversion parat.
Verschieben der alten Dateien und Dateisicherung (!)
Bevor du nun deine bestehenden Dateien verschiebst, erstelle bitte ein Backup. Nach dem Verschieben kann die alte Struktur dann gelöscht werden, so dass niemand mehr diese Ordner verwendet!
Du möchtest deine digitale Ablage optimieren, benötigst aber Unterstützung bzw. bist dir nicht sicher, welche Sortierung für dich optimal ist? Dann buche dir doch direkt einen Sprechstunden-Termin und wir schauen uns das gemeinsam an.
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