Bist du eigentlich neugierig, wie ich mein Backoffice aufgebaut habe? Heute öffne ich meine digitalen Türen und zeige dir, wie ich mit einer Kombination von SeaTable, MeisterTask und Make meinen Büroalltag meistere. Denn als virtuelle Office Managerin jongliere ich täglich mit den unterschiedlichsten Aufgaben: Kundenanfragen, Projektmanagement, Content-Erstellung, Buchhaltung. Ohne meine digitalen Helferlein wäre ich längst im Chaos versunken.
Ich zeige dir, wie du mit dem Dreamteam SeaTable, MeisterTask und *Make deine Büroorganisation optimieren, digitalisieren und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben gewinnen kannst.
Das Ganze gibt's natürlich auch zum Anhören:
SeaTable: Deine Kommandozentrale für alle Fälle
SeaTable (das deutsche Pendant zu Airtable) ist mehr als nur eine Tabellenkalkulation. Es ist deine zentrale Datenbank für alle wichtigen Informationen und Prozesse in deinem Unternehmen.
Ob Kundenverwaltung, Auftragsmanagement oder Content-Planung – mit SeaTable kannst du viele verschiedene Szenarien abbilden.
Einige Beispiele für den Einsatz von SeaTable:
CRM-System: Verwalte deine Kundendaten, Kontakthistorie und Angebote an einem zentralen Ort.
Auftragsverwaltung: Erstelle Angebote, verfolge den Bearbeitungsstatus und erstelle Rechnungen – alles in einem System.
Projektmanagement: Plane Projekte, teile Aufgaben zu und behalte den Überblick über Fortschritte und Deadlines.
Content-Archiv: Sammle deine Blogbeiträge, Social-Media-Posts und andere Inhalte an einem Ort und verwalte sie dort.
Ich nutze SeaTable als kleines und trotzdem individuell auf mich angepasstes CRM, verwalte dort meine Aufträge, Vertragslaufzeiten, Blogbeiträge etc.
MeisterTask: Dein persönlicher Projektmanager
*MeisterTask ist dein digitaler Helfer für Aufgaben- und Projektmanagement. Mit MeisterTask kannst du Aufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Deadlines setzen und den Fortschritt deiner Projekte verfolgen. So behältst du immer den Überblick und vergisst keine wichtige Aufgabe mehr.
Einige Beispiele für den Einsatz von MeisterTask:
Aufgabenmanagement: Erstelle Aufgabenlisten, priorisiere Aufgaben und arbeite diese Schritt für Schritt ab.
Projektplanung: Plane Projekte, definiere Meilensteine und teile Aufgaben im Team auf.
Social-Media-Planung: Plane deine Social-Media-Kampagnen, erstelle Content-Kalender und verwalte deine Kanäle.
SOP-Management: Hinterlege in MeisterNote, dem integrierten Tool von MeisterTask, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und wichtige Notizen.
Übrigens: Wenn du MeisterTask einmal testen möchtest und dich für Pro oder Business entscheidest, erhältst du mit dem Rabatt-Code LANKES10 einen Preisnachlass von 10 % auf deine erste Rechnung!
Make: Das Verbindungsstück für einen guten Workflow im Büro
*Make (ehemals Integromat) ist das Bindeglied zwischen SeaTable, MeisterTask und auch GMail bzw. Google Workspace. Mit Make kannst du Automatisierungen erstellen, die deine Tools miteinander verbinden und Routineaufgaben überflüssig machen.
Einige Beispiele für den Einsatz von Make:
Auftragsverwaltung: Wenn ein neuer Auftrag in SeaTable erstellt wird, wird automatisch eine Aufgabe in MeisterTask erstellt.
Social-Media-Planung: Wenn ein neuer Blogbeitrag in SeaTable angelegt wird, wird automatisch eine Aufgabe für einen Social-Media-Post in MeisterTask erstellt.
Kundenkommunikation: Wenn ein Kunde über ein Formular eine Anfrage stellt, wird automatisch eine E-Mail an dich gesendet.
Das Dreamteam in Aktion: Ein Beispiel aus der Praxis
Nun bekommst Du Einblick in die Praxis anhand meines juristischen Schreibservices, da sich dies einfach und anschaulich erklären lässt.
Der Kunde loggt sich ins Kundenportal ein und lädt über ein Auftragsformular seinen Schreibauftrag inkl. Audiodatei hoch.
Das Formular ist mit der Auftragseingangsspalte in MeisterTask verknüpft und es wird automatisch eine neue Aufgabe angelegt, mir zugeordnet, der Tag "NEU" vergeben und das Fälligkeitsdatum auf heute festgelegt. Diese Aufgabe wird mir in meinem Dashboard bzw. meiner Agenda als neue Aufgabe angezeigt.
Nun wird auch bereits automatisch ein neuer Auftrag, also eine neue Zeile in meiner Auftragsverwaltung in SeaTable vorbereitet.
Nun muss ich selbst ran: Wer ist der Kunde? Wie lange dauert das Diktat/Audio? Welche Bearbeitungszeit hat der Kunde gebucht? Dies ist so individuell, dass dieser Arbeitsschritt nicht automatisiert werden kann. Ich ergänze also sowohl die Aufgabe, als auch den jeweiligen, automatisch vorbereiteten Auftrag in SeaTable entsprechend, d.h. in MeisterTask werden noch ein paar Angaben kontrolliert und ergänzt, die Aufgabe dem jeweiligen Team-Mitglied zugeordnet und die Aufgabe auf "offen/to do" gesetzt. In SeaTable ergänze ich ebenfalls die Diktatdauer, passe ggf. Fertigstellungsdatum und Preis an. Anschließend setze ich den Auftragsstatus auf "AB versenden" und es wird automatisch eine Auftragsbestätigung mit allen relevanten Daten an den Kunden per E-Mail verschickt.
Nun wird der Auftrag durch mich oder mein Team transkribiert. Sobald dies erledigt ist, wird die Karte in MeisterTask in die Spalte "Weiterleiten an Kunde" verschoben. Die Aufgabe wird automatisch mir zugeordnet und erscheint in meinem Dashboard bzw. meiner Agenda. So weiß ich sofort, dass der Auftrag erledigt ist und ich kann die jeweiligen Word-Dateien ins Kundenportal hochladen.
Anschließend "rutscht" die Aufgabe in die Spalte erledigt. Nun ändert Make automatisch in der Auftragsverwaltung den Status auf "Fertiggestellt" und der Kunde erhält ebenfalls automatisch eine E-Mail, dass sein Auftrag im Kundenportal zum Download bereit ist. Anschließend ändert sich der Status des Auftrags auf "Abrechnen". Da diese E-Mail für verschiedene Dienstleistungen greift, habe ich hier eine eigene Automation angelegt.
Nun muss ich am Ende des Monats nur noch die Sammelrechnungen für die Schreibaufträge generieren.
Mit diesem Workflow habe ich nicht nur immer den Überblick über alle Arbeitsschritte, sondern spare mir einige To-dos, die ich nicht mehr per Hand erledigen muss.
Aber warum solch kleine Routine-Aufgaben überhaupt automatisieren?
Klar, das Schreiben einer E-Mail oder das Ändern eines Projektstatus sind erstmal keine große Sache. Aber sagen wir mal, du machst eine Aufgabe, die gerade mal 30 Sekunden dauert, jeden Tag zehnmal. Dann sind das am Tag schon 300 Sekunden, also 5 Minuten. In der Woche (mit 5 Arbeitstagen) sind das schon 25 Minuten und aufs Jahr gerechnet (bei angenommenen 45 Arbeitswochen ganze 18,75 Stunden. Bei einem 8-Stunden-Tag also 2 1/3 Arbeitstage!
Durch die Automatisierung hast du also 18,75 Stunden bzw. 2 1/3 Arbeitstage zur Verfügung, die du sinnvoller nutzen kannst. Und das nur wegen 10 kleinen 30-Sekunden-Aufgaben pro Tag!
Fazit
SeaTable, MeisterTask und Make sind für mich die perfekten Tools, um meinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Und mit diesem Dreamteam kannst auch du deine Prozesse optimieren, Zeit sparen und dich auf deine Kernaufgaben konzentrieren.
Möchtest du mehr über die Möglichkeiten von SeaTable, MeisterTask und Make und Mini-Automationen erfahren? Dann buche jetzt deine Office-Sprechstunde und lass uns gemeinsam deinen Büroalltag optimieren!
Du hast noch Fragen? Dann schreibe mir gerne über das Kontaktformular. Ich freue mich auf deine Nachricht!
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